Implementación de mejora

MEJORA DE LA EMPRESA

En este caso la investigación para la mejora de la empresa se centrará en el área de servicios ya que se han detectado falencias en la prestación del servicio. esto ocasiona inconformidades por parte de los clientes, molestias y retardos en la gestión administrativa y operativa y en algunos casos extremos ha llegado a causar terminación de contratos. 

Para la empresa MANANTIAL DE ASEO Y MANTENIMIENTO S.A.S. donde la prestación de servicios son los mayores generadores de ingresos es muy importante mejorar esta área. para ello se realizó una ardua investigación la cual arrojo datos valiosos donde se evidencian los puntos y las falencias que le están a la organización. esta investigación se centro mucho en los tiempos y movimientos de los operarios con el fin de intentar estandarizar esto, aunque con  dificultad ya que el tipo de servicio varia según el lugar donde se preste pero siempre teniendo generalidades y cosas muy comunes al momento de prestarlo. 

Objetivo General

Mejorar las labores que desarrollan los operarios para realizar o desempeñar sus diferentes funciones procurando estandarizar dichas labores implementando el método KAIZEN. 

 Objetivos Específicos 

* Registrar y documentar las funciones que deben realizar los empleados.

* Velar por el buen funcionamiento de los empleados permitiendo la ejecución de las actividades programadas.

* Crear e Implementar el manual de funciones.

ESTUDIO DE TIEMPOS POR CRONÓMETRO.

El estudio de tiempos por cronómetro tiene las características de ser bastante preciso, razón por la cual es muy conocido. La técnica del cronometraje se utiliza preferiblemente en tareas que se repitan durante gran parte de la jornada de trabajo, sin embargo, no se descarta su aplicación en tareas pocos frecuentes.

Esta técnica permite establecer la duración de una tarea a partir del registro de datos de tiempos que han sido cronometrados. Estos datos son el resultado de la observación de algunos ciclos de trabajo.

Un ciclo de trabajo es la sucesión completa de acciones necesarias para ejecutar una tarea y durante la cual se obtiene una unidad de producción. El ciclo se inicia en un instante predefinido de la tarea y continua hasta el mismo punto en la siguiente repetición de la tarea; de esta forma comienza el siguiente ciclo y así sucesivamente.

Para desarrollar un estudio de tiempos basado en esta técnica, se debe iniciar fraccionando el ciclo de trabajo en varias etapas, a las cuales se les da el nombre de elementos. Un elemento es una parte de la tarea que dura poco tiempo y generalmente se compone por uno o varios movimientos básicos de operario o de Los elementos pueden ser de tres tipos:

 - Repetitivos o regulares: aquellos que aparecen en todos los ciclos de trabajos.

 - No repetitivos o irregulares: Aquellos que son periódicos pero no se repiten en todos los ciclos de trabajo.

 - Extraños o aleatorios: Son elementos eventuales no deben ser tenidos en cuenta al establecer el tiempo asignado.

Para dividir un ciclo de trabajo en elementos se debe tener en cuenta las siguientes normas:  

- Los elementos deben ser de fácil identificación, con comienzo y final claramente definidos.

- Los elementos no deben ser ni muy largos ni muy cortos.

- Todos los movimientos del elemento deben perseguir el mismo objetivo.

SUPLEMENTOS, (cuellos de botella o restricciones):

Ningún operario puede mantener un ritmo de trabajo constante en el transcurso de su jornada laboral diaria. Asignar suplementos tiene como propósito obtener un valor mas real del tiempo empleado por una persona al ejecutar su trabajo, ya que en la practica el operario detiene su actividad para descansar, ir al baño, etc.

Los suplementos que se deben asignar son de varias clases:

* Por descanso y necesidades personales:

Se le asigna a la tarea buscando que el operario se recupere de los efectos fisiológicos y psicológicos causados por la ejecución del trabajo bajo determinadas condiciones de su entorno, permitiéndose atender sus necesidades personales. 

Estos suplementos pueden ser constantes o variables.

Los suplementos constantes se asignan independientemente del trabajo que se realiza. Su valor se compone de una parte asignada por necesidades personales y otra por fatiga básica.

Los suplementos variables se asignan dependiendo de las condiciones en que se realiza el trabajo.

* Por características del proceso:

Es el margen de tiempo que tiene el operario por inactividad forzosa debido a la  naturaleza del proceso o al trabajo que ejecuta. Su valor corresponde al tiempo inactivo que posee el trabajador en cada ciclo de producción.

* Por inactividades periódicas: Se concede al operario para realizar una actividad que se repite cada cierto tiempo.

* Por acuerdos obreros patronales:

Cuando se llega a un acuerdo para modificar algunos valores preestablecidos.

* Por contingencia:

Se asignan en razón a que la jornada nominal de trabajo no siempre corresponde a la jornada real de trabajo. Las contingencias son eventos que ocurren de manera esporádica y que ocasionan retrasos en la programación de la producción. 

El porcentaje de tiempo asignado por contingencias no debe ser superior al 5% sobre la jornada de trabajo.

Como el estudio de tiempos se toma en un periodo relativamente corto y como los elementos extraños se eliminan para determinar el tiempo normal (nivelado), debe añadirse un suplemento al tiempo normal para llegar aun estándar justo que un trabajador pueda lograr con facilidad.

DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL MANUAL DE FUNCIONES:

Una vez terminado el estudio de tiempos y movimientos se procedió a diseñar el manual de funciones con los tiempos obtenidos, observando que las funciones asignadas a cada operario sean las más convenientes.

El objetivo general de este manual de funciones es generar una fuente de información que le permita a la empresa tener un mayor control de los operarios, por ende de los servicios prestados; así mismo esta herramienta servirá de apoyo y orientación a los operarios permitiéndoles que cuenten con una fuente escrita de consulta autorizada y concreta sobre las funciones que deben realizar y el tiempo en que las deben hacer; mejorando la productividad y contribuyendo al cumplimiento de la misión y visión de la empresa.

Los elementos que componen el manual de funciones se definen de la siguiente manera: 

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO:

NOMBRE DEL CARGO: Denominación otorgada al cargo dentro de la dependencia donde se encuentren según nombramiento y designación establecida.

NIVEL FUNCIONAL: es el ordenamiento establecido para los diferentes cargos tomando como base los niveles jerárquicos actuales establecidos por la cooperativa. Nivel administrativo, nivel operativo.

JEFE INMEDIATO: Hace referencia al cargo de la persona responsable de la dependencia. En este caso la supervisora de la empresa manantial.

DEPENDENCIA: Hace referencia al sitio o lugar donde el cargo va a realizar sus funciones. este se generaliza para conjuntos residenciales ya que hay rotación de puesto. 

HORARIO DE TRABAJO: Es el horario establecido por la empresa y/o conjunto residencial para el

buen funcionamiento o desempeño del cargo.

NUMERO DE CARGOS: Corresponde al numero de cargos asignados en cada 

dependencia.

2. RESUMEN DEL CARGO:

Resume la razón de ser del cargo dentro de la empresa y las funciones en general.

3. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES:

Son las tareas o actividades generales y específicas que debe realizar el operario en ejercicio del cargo.

4. PERFIL REQUERIDO:

Son los requisitos académicos, de experiencia laboral y competencias laborales y humanas establecidas por la cooperativa para garantizar el cumplimiento de las funciones a realizar el cargo.

IMPLEMENTACIÓN DE LA PROPUESTA

MEJORAS PROPUESTAS

Al inicio de la práctica se presentaba una problemática en la empresa debido a que la prestación de los servicios no se hacia de la mejor manera por parte de las y los operarios, notándose que había pérdida de tiempo y otros recursos por parte de algunos operarios. generando inconformidades por parte de clientes.

Para solucionar esta problemática se sugirió lo siguiente:

* Estandarizar las diferentes funciones que realiza la empresa con el fin de tener la información de cuánto tiempo se debe demorar cada operario desempeñando una función asignada.

* Con la información anterior se debe Crear e implementar el manual de funciones, asignando funciones; así mismo sirviendo como herramienta para que los socios trabajadores tengan claras las funciones a realizar. 

Al momento de proponer las mejoras al gerente de la empresa esta fue su respuesta..

Con la colaboracion de: "ESTANDARIZACIÓN DE TIEMPOS DE TRABAJO E IMPLEMENTACIÓN DEL MANUAL DE FUNCIONES EN LA COOPERATIVA DE TRABAJO ASOCIADO PRESTACIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS CESA C.T.A."