Todos reconocemos que los japoneses son simples y directos y no echan rollo. Cuando hablamos de planeación estratégica y de indicadores nos interesa lograr el resultado, no perdernos explicando el porque no pudimos.
Planeamos para:
– Definir objetivos.
– Elaborar planes concretos
– Encontrar indicadores medibles y entendibles,
– Comunicar eficientemente objetivos y planes al interior de
empresa,
– Trabajar en equipo y cumplir los objetivos.
Parecen muchas cosas a la vez. Podrías pensar que toma meses o años adquirir los conocimientos de planeación estratégica que se necesitan para lograrlo.
Afortunadamente, no es así. Planear no es tan complejo como parece. Ya los japoneses nos simplificaron el camino con Hoshin Kanri, un método de planeación estratégica y de mejora que utilizan empresas de todo tamaño, y que bien aprendido, nos permite en poco tiempo planear estratégicamente.
Para aplicar Hoshin Kanri (*) es necesario utilizar algunas técnicas de calidad japonesa, un buen entrenamiento en la metodología, sentido común y mucha práctica.
En Hoshin Kanri, como en muchas cosas de la vida, para mejorar es necesario saber lo que queremos. Si sabemos lo que queremos Hoshin Kanri nos ayuda a conseguir el objetivo.
En cualquier empresa es ideal que la mejora y la planeación estratégica empiecen en la Dirección General y de allí llegue a las demás áreas, lo cual, a veces no sucede.
Utilizando Hoshin Kanri, sin embargo, podemos mejorar tanto si somos la dirección general como si somos de mandos medios.
Los 5 puntos clave que tenemos que definir en nuestro proceso de mejora usando Hoshin Kanri son los siguientes:
– Objetivo,
– Meta,
– Estrategia,
– Indicador y
– Persona Responsable.
Objetivo: Lo que queremos lograr. Debemos definirlo de manera sencilla. El objetivo es lo más importante, lo que nos va a ayudar a consolidar nuestra empresa, nuestra dirección ó nuestra gerencia.
Meta: Valor a lograr para cumplir el objetivo. Es clave en el proceso de planeación fijemos una meta realista. Para definir nuestra meta es necesario analizar, entre otros factores, el mercado, el comportamiento de nuestros principales indicadores, y conocer nuestras fortalezas y debilidades.
Estrategia: Acciones que vamos a implementar para lograr la meta. Se recomienda que las estrategias sean 3 ó 4 como máximo, para focalizarnos en las prioritarias. Si tratamos de implementar un número mayor de estrategias, como cada una se ramifica en varias en las áreas inferiores, es probable que nuestras actividades sean demasiadas e inmanejables, y nos compliquen en exceso la supervisión y el seguimiento de las mismas.
Indicador. Nos ayuda a supervisar el logro del objetivo en todo el período de tiempo que elegimos. La periodicidad con la que vamos a generar indicadores dependerá de la periodicidad con la que queramos supervisar el cumplimiento de las metas. Así, podemos generar indicadores diarios, semanales, mensuales ó con la periodicidad que nos convenga. El indicador también se conoce como KPI ó Key Performance Indicator.
Persona responsable. Es el encargado de implementar, ejecutar y vigilar el cumplimiento de la estrategia. Para ejecutar la estrategia el responsable deberá diseñar planes de trabajo y probablemente dividir las acciones a realizar entre las áreas que apoyan. Es importante que el responsable tenga nombre y apellido.
Ejercicio:
Pensando en el Hoshin Kanri de una empresa comercializadora, un objetivo concreto sería incrementar utilidades.
Después de que nuestra empresa comercializadora analizó el mercado, su comportamiento, sus fortalezas y debilidades, decidió que unameta razonable sería lograr el 4% de incremento anual en utilidades.
Los números base de la empresa son los siguientes:
– De cada 100 prospectos que contacta cierra 20.
– Costo de venta: 10
– Precio de cada venta al cliente: 12.5
– Utilidad: Venta – Costo = 12.5 * 20 – 20*10 = 50
– Utilidad en porcentaje: 50/250 = 20%
Ejemplos de estrategias para lograr el objetivo:
a) incrementar en 50% la conversión de prospectos a clientes.
b) disminuir en 5% el costo de ventas.
Ejecutando correctamente la estrategia tenemos:
– De cada 100 prospectos cerramos 30.
– Costo de venta: 9.5
– Precio al cliente: 12.5
– Utilidad: Venta – Costo = 12.5 * 30 – 30*9.5 = 90
– Utilidad en porcentaje: 90/375 = 24%
– Incremento de 4% de utilidad.
Y cumplimos así el objetivo propuesto.
Uno de los secretos de comunicación metido de manera natural en Hoshin Kanri es la forma en la que pasamos o asignamos responsabilidades a las áreas con las que colaboramos.
Pensemos que la comercializadora de nuestro ejemplo tiene solo 3 niveles jerárquicos, siendo lo dos primeros: Dirección General, el primer nivel; Ventas y Operaciones, en el segundo nivel.
Basado en los números y análisis anteriores mostramos el Hoshin de la Dirección General.
En base al Hoshin de la Dirección General el área de ventas crea el propio:
Finalmente, el Hoshin del área de operaciones quedó de la siguiente manera:
Esto es, las estrategias de la Dirección General se convierten en los objetivos y los indicadores se convierten en las metas de las áreas subordinadas.
Éstas áreas subordinadas también participan en el proceso de mejora general y elaboran sus propios planes de trabajo para lograr sus objetivos, y por hacerlo de esta manera, nacen alineados al objetivo de la dirección general.
Así, siguiendo el proceso, es fácil que las áreas se comuniquen y trabajen en conjunto, ya sea porque reciben o porque transmiten indicaciones.
En conclusión, Hoshin Kanri es una metodología de planeación estratégica cuya simplicidad y claridad hace que podemos aprenderla y aplicarla sin importar el tamaño de nuestra empresa.
Hoshin Kanri nos ayuda a ser concretos y focalizarnos en lo importante, a comunicar mejor nuestros objetivos, a definir y aclarar responsabilidades, y a trabajar en equipo para lograr nuestros sueños..
Como referencia sin meternos con los Kanjis, aquí el significado de Hoshin Kanri:
Ho – Dirección
Shin – Foco
Kan – Alineación
Ri – Razón.
información tomada de: http://www.datateam.com.mx/hoshin-kanri-planeacion-estrategica-japonesa-para-todos/
